Hoppa till huvudinnehåll

Personuppgiftsbehandling

Behandling av personuppgifter barn-, utbildnings- och kulturförvaltningens alla verksamheter för barn och elever

Enligt Dataskyddsförordningen har du rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Här har vi sammanfattat hur vi behandlar personuppgifter i våra verksamheter för barn och elever.

Vi tillämpar vid var tid gällande integritetslagstiftning vid all behandling av personuppgifter. Vi får bara behandla personuppgifter om det är nödvändigt för att göra en förpliktelse eller om det är nödvändigt för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning. I de fall vi behandlar personuppgifter i ett system, lämnas personuppgifter i form av namn, personnummer samt klass/grupptillhörighet ut till leverantören (personuppgiftsbiträdet) för att skapa användarkonton i de fall det behövs. Leverantören har ofta tillgång till våra personuppgifter i och med drift, underhåll och support av systemet. I de fallen tecknar vi alltid ett särskilt avtal med leverantören där det framgår att att personuppgifter endast får hanteras enligt våra instruktioner och att sekretess gäller för uppgifterna.

Barn- och elevadministration
För barn- och elevadministrativa ändamål samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barnens/elevernas och vårdnadshavarnas namn, personuppgifter och adress. Vi behandlar också namn, personnummer, adress och telefonnummer till andra företrädare för barnen/eleverna. Även vilken förskola/fritidshem/skola, årskurs och klass barnet/eleven går i, behandlas och om eleven läser modersmål. Uppgifterna behövs bland annat för att ta fram klasslistor, registrera betyg, hantera frånvaro och kontakta hemmet vid behov. Vi sparar uppgifterna för all framtid. Vi har en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om personnummer, skola, klass, betyg årskurs 6 och 9, åtgärdsprogram, anpassad studiegång, särskild undervisningsgrupp, modersmål, moderna språk, svenska som andraspråk och resultat på nationella prov till Statistiska centralbyrån. Vi lämnar även ut betyg till Universitets- och högskolerådet.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning/rättslig förpliktelse. Personuppgiftsbiträde: IST AB

Resursfördelning
För att kunna betala ut skolpeng till våra skolor samt andra huvudmän samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevens namn, personnummer och adress. Även vilken skola, årskurs och klass eleven går i behandlas och om eleven läser modersmål. Samma uppgifter samlas in för att kunna fakturera andra kommuner vars elever går i förskola, skola och fritidshem i Flens kommun. Vi sparar uppgifter om ut- och inbetalningar av skolpeng i 10 år. Uppgifterna lämnas ut till den skola eleven går på och elevens hemkommun.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: IST AB

Mottagande i grundsärskola/gymnasiesärskola
Inför ett mottagande i särskola behandlas personuppgifter i form av namn och personnummer samt pedagogisk, social, medicinsk och psykologisk utredning. En placering i särskola följs också regelbundet upp varvid personuppgifter behandlas. Personuppgifterna sparas för all framtid.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning/rättslig förpliktelse. Personuppgiftsbiträde: IST AB och CompuGroup Medical AB

Ansökan om plats på förskola/fritidshem/fritidsklubb och debitering av avgifter
För att kunna administrera ansökningar om plats till förskola och fritidshem/fritidsklubb samlar vi in personuppgifter från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn, personuppgifter och adress. För förskolans del samlar vi även in uppgifter om placering av syskon för att avgöra om syskonförtur ska tillämpas. Telefonnummer och e-postadresser samlas in från föräldrarna själva för att kunna kommunicera kring ansökningar och platserbjudanden. Föräldrarna lämnar också uppgifter om barnets vistelsetider. Ansökningar, beslut och uppsägningar av förskole-, fritidshems- och fritidsklubbsplatser sparas i två år.

För att kunna debitera avgifter för förskola och fritidshem/fritidsklubb samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns, syskonens och vårdnadshavares namn och personnummer. Uppgifter om syskon behöver vi för att kunna avgöra om avgiften ska reduceras på grund av syskonrabatt. Uppgifter om hushållets inkomster samlas in från föräldrarna själva. Varje år genomför vi stickprovskontroller för att kontrollera att hushållen betalar rätt avgift. Då samlar vi även in uppgifter från Skatteverket om hushållens deklarerade inkomster under aktuellt år. Vi sparar uppgifterna till nya har kommit in eller de inte längre behövs för beräkning av avgiften.

Vid obetalda avgifter lämnas uppgifter till vårt inkassobolag och eventuellt till Kronofogdemyndigheten.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: IST AB

Lärplattform Unikum
I förskolan och skolan använder vi lärplattformen Unikum. Där behandlas personuppgifter i form av barnets/elevens namn och personnummer, vårdnadshavarens namn och kontaktuppgifter, skola, årskurs och klass. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. Dessutom behandlas uppgifter om betyg, omdömen, ämnesmatriser med koppling till mål i de olika ämnena, skriftliga individuella utvecklingsplaner och studieplaner samt resultat på nationella prov. Syftet med behandlingen är att registrera betyg, följa upp elevernas kunskapsutveckling samt kommunikation mellan lärare, elever och vårdnadshavare.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning/rättslig förpliktelse. Personuppgiftsbiträde: Unikum AB.

Plattform för schema och närvaro samt följa elevernas schema för undervisning
I skolan använder vi plattformen Skola24. Där behandlas personuppgifter i form av elevens namn och personnummer, vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, skola, årskurs och klass. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. Dessutom behandlas uppgifter om schema och frånvaro. Syftet med behandlingen är att registrera frånvaro.

Laglig grund: allmänt intresse/rättslig förpliktelse. Personuppgiftsbiträde: Nova Software AB

Ärenden om kränkande behandling och trakasserier
Skolans personal har en skyldighet att anmäla till rektor/förskolechef om en elev/ett barn anser sig vara utsatt för kränkande behandling. Rektor/förskolechef har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade eleverna/barnen i form av namn, födelsedatum, årskurs och klass samt vad som skett i det aktuella fallet. Rör det sig om trakasserier behandlas vilken diskrimineringsgrund som är tillämplig.

Laglig grund: rättslig förpliktelse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Solarplexus IT-strategi AB

Stöd till elever
Vi behandlar personuppgifter inom vårt arbete med stöd till barn/elever som är i behov av särskilt stöd av namn, personnummer, årskurs, klass, förskola/fritidshem/skola samt stödbehov, avdelning på förskola och insatta stödåtgärder. Det sker i form av utredningar, åtgärdsprogram, handlingsplaner och uppföljningar. Uppgifterna samlas in från till exempel lärare på förskolan/skola, barn- och elevhälsan samt barn/elev och vårdnadshavare själva.

För elever med omfattande behov av särskilt stöd kan skolan ansökan om extra resurser från barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen. I sådana fall behandlas ovan nämnda uppgifterna även i den processen. Detsamma gäller elever som är folkbokförda i Flens kommun men går i en fristående förskola/skola.

Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen.

Listor med barn/elever som har specialkost finns på förskolorna/fritidshemmen/fritidsklubbarna/skolorna och sparar så länge eleverna finns kvar i verksamheten. Uppgifterna lämnas ut utanför skolan om det behövs i samband med till exempel skolresa där annan än skolan står för maten.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Unikum AB, CompuGroup Medical AB och Solarplexus IT-strategi AB

Den medicinska och psykologiska barn- och elevhälsan
Skolsköterska, skolläkare och psykolog för journaler över den vård som ges till barn/elever. Journalerna innehåller uppgifter om namn, adress, personnummer och namn på vårdnadshavare som samlas in från vår elevdatabas. Uppgifter om hälsa samlas in från eleven och vårdnadshavaren själva. Journaler har stort forskningsvärde och arkiveras för all framtid. Arkiveringen sker året efter att eleven fyllt 23 år. Alla givna vaccinationer i det allmänna vaccinationsprogrammet för barn rapporteras till ett nationellt vaccinationsregister vid Folkhälsomyndigheten.

Laglig grund: rättslig förpliktelse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: CompuGroup Medical AB

Pedagogisk plattform för skolarbeten
Google Suite för Education används som pedagogiskt verktyg. Det är en molnbaserad tjänst som på olika sätt förenklar och förbättrar skolarbetet. Det innehåller redskap för bland annat skapande av texter och presentationer, mejl, kalender, blogg och egna hemsidor. Det finns också en del som heter Google Classroom där lärarna på ett enkelt och effektivt sätt kan arbeta med utbildningsdelar, ge uppgifter, få in svar och också ge omdömen på arbeten som är inlämnade. Verktygen används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och planering kring skolarbetet. I systemet behandlas personuppgifter i form av namn och födelsedata, e-post samt sparade dokument och arbeten. Elevens konto och material raderas när eleven slutar skolan.

Laglig grund: allmänt intresse/rättslig förpliktelse. Personuppgiftsbiträde: Google Inc

Uppföljning av kunskapsresultat i gymnasiet
I årskurs 1 i gymnasiet genomförs kunskapskontroller i matematik och läsning. Syftet med kontrollerna är att lärarna ska få kännedom om elevernas kunskapsnivå när de börjar gymnasiet. Resultatet ligger till grund för planering av lektionerna så att de hamnar på rätt nivå. Kunskapsresultaten sammanställs med elevens namn och personnummer.

Uppföljning sker av elevernas betyg av barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen som sedan skickas till lärare/rektor. Syftet är att rektorer och lärare ska få ett underlag där de kan se framförallt vilka elever som inte nått målen, fånga upp eleverna och arbeta fram en plan så att eleverna kan nå målen. namn, personnummer och gymnasieprogram redovisas i sammanställningen.

Uppgifterna gallras när de inte längre är aktuella.

Laglig grund: allmänt intresse/rättslig förpliktelse

Dokumentation om elevernas kunskapsutveckling
Alla lärare dokumenterar elevernas kunskapsutveckling. Personuppgifter behandlas då i form av namn, klass och resultat på uppgifter/prov. Uppgifterna gallras när de inte längre behövs av läraren för att sätta betyg/omdöme.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning

Skolskjuts
Vid ansökan om skolskjuts behandlas personuppgifter i form av namn, adress, skola, personnummer, vårdnadshavare och i förekommande fall uppgifter om hälsa. Behandlingen är nödvändig för att avgöra om en elev har rätt till skolskjuts. Ansökan och beslut sparas i två år och gallras sedan. Uppgifter om namn, adress, skola, kontaktuppgifter till vårdnadshavare samt eventuella hjälpmedel (till exempel rullstol) lämnas ut till det Sörmlandstrafiken och taxientreprenören som utför skolskjutsen. Fakturor från Sörmlandstrafiken och taxientreprenören innehåller uppgifter på elever som har transporterats, vilket datum samt mellan vilka adresser. Fakturor sparas i 10 år.

Laglig grund: Myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Solarplexus IT-strategi AB

Inackorderingsbidrag/resebidrag
För att avgöra om en elev har rätt till inackorderingsbidrag/resebidrag behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, adress, telefonnummer, inackorderingsadress, skola, program, årskurs, klass, orsak till ansökan, vårdnadshavares namn och personnummer samt bank och kontonummer. Uppgifterna sparas i två år.

Laglig grund: myndighetsutövning.

Övrig dokumentation om barn och elever
I förekommande fall behandlas ytterligare personuppgifter om barn/elever i form av bland annat orosanmälningar, beslut om utökad vistelsetid i förskola, beslut om förtur till förskola, utredningar och beslut i ärenden om disciplinära åtgärder, beslut att gå om/hoppa över en årskurs, beslut om att förlänga skolplikten eller att skolplikten ska upphöra i förtid, beslut om uppskjuten skolplikt, beslut om utökad vistelsetid i fritidshemmet och incidentrapporter. Orosanmälningar lämnas till socialnämnden. Dessa uppgifter bevaras för all framtid. Vidare behandlas personuppgifter i form av byte av studieväg, språkval, byte av kurs, praktik etcetera. Dessa uppgifter gallras när de inte längre behövs.

Laglig grund: rättslig förpliktelse/myndighetsutövning.

 

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag. Däremot kommer vi aldrig att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU.

Personuppgiftsansvarig är barn-, utbildnings- och kulturnämnden. Du har rätt att kontakta oss om du vill ha ut information om de uppgifter vi har om dig, för att begära rättelse, överföring eller för att begära att vi begränsar behandlingen, för att göra invändningar eller begära radering av dina uppgifter. Detta gör du enklast genom att kontakta oss på buk@edu.flen.se. Du når vårt dataskyddsombud på 0157-430045. Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

Här kan du även läsa mer om hur Flens kommun behandlar personuppgifter: Personuppgifter