Efter en genomlysning av Flens kommuns dokumenthantering på Google Drive visar det sig att det på Drive förekommer personuppgifter som innebär personuppgiftsincidenter.
Bakgrund
Flens kommun är en så kallad ”Google-kommun” och använder sig av Googles produkter för att driva sin verksamhet, däribland Google Drive.
Google Drive, tidigare Google Docs, är en molntjänst för att skapa och dela filer. Drive är Googles motsvarighet till Microsofts Officepaketet och Apples Iwork.
En stor mängd data hanteras på kommunens Drive då det är den primära arbetsytan för att dela information och göra administrationen så smidig och effektiv som möjligt.
Efter att Dataskyddsförordningen (GDPR) började gälla i maj 2018 såg man över hanteringen och fastslog att det fortsatt går bra att använda Drive för att hantera personuppgifter. Detta trots att Google är ett amerikanskt bolag i ett så kallat tredje land där GDPR inte gäller.
Detta undantag för att överföra personuppgifter till USA har gjorts möjligt av en certifieringsmekanism som heter Privacy Shield.
Lagändring
I juli 2020 ogiltigförklarades Privacy Shield. Det ledde till att Flens kommun genomförde en rad informationsinsatser och utbildningar riktade till medarbetare för att undvika hantering av känsliga och extra skyddsvärda personuppgifter i Google Drive.
Trots insatserna har det tyvärr ändå funnits dokument med personuppgifter på Drive som inte ska vara där. Dokument med känsliga och extra skyddsvärda personuppgifter som överförts till USA samt har kunnat vara tillgängliga för obehöriga inom Flens kommun.
Nuläge
Samtliga berörda dokument är borttagna från Google Drive och händelserna utreds som personuppgiftsincidenter och har anmälts till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som just sådana. Arbetet med att se över all dokumenthantering pågår fortlöpande.
Flens kommun beklagar den felaktiga hanteringen av personuppgifter och de besvär detta kan ha inneburit för dem vars personuppgifter funnits i dokument som hanterats felaktigt.
Frågor
Kontakta gärna Flens kommuns dataskyddsombud Svitlana Jelisic.
Tfn: 0157-43 00 45
E-post: dataskydd@flen.se