Läget i socialförvaltningen

På denna sida samlas information kring det aktuella läget i socialförvaltningen. Socialnämnden har ett underskott i sina verksamheter på -54, 829 miljoner kronor för verksamhetsåret 2018.

Underskottet återfinns i alla avdelningar, men de största underskotten finns i avdelningarna Individ och familj och äldreomsorg.

19 juni 2019 – Socialnämndens sammanträde

Underskottet om -55 miljoner kronor i socialnämnden har inneburit och kommer fortsatt att innebära stora omställningar och förändringar inom organisationen. Det är långt ifrån enkelt och förståelsen för oro och stress inom verksamheten tas på största möjliga allvar. Det kräver en lyhörd, men samtidigt målinriktad ledning och styrning som gör det möjligt för verksamhetens medarbetare att känna förtroende för organisationen i arbetet med vända underskott till en budget i balans.

Årets första delårsrapport visade bland annat att konsultkostnaderna har minskat. i februari månad var antagandet att förvaltningens totala konsultbehov låg på 1,25 årsarbetare från april månad. Prognosen för 2019 är en kostnad om 3 miljoner kronor. Det att jämföras med 2018 då förvaltningens kostnad för konsulter var 20 miljoner kronor.

Det tidigare beslutade anställningsstoppet är sedan 20 maj hävt och gäller inte längre. Den delårsrapport med prognos som presenterades efter april månad visade att det ekonomiska underskottet nästan halverats. Områden som fortfarande uppvisar negativa utfall är framförallt hemtjänst och försörjningsstöd.

Det förändrade arbetssättet i verksamheten ställer krav på en dynamisk organisation, med tydliga roller och en tydlig rollfördelning mellan myndigheten och de utförande verksamheterna. Det ställer även krav på flexibilitet och anpassning i de utförande verksamheterna, exempelvis genom arbetet med “Heltid som norm”. Genom ett mer effektivt resurs- och kompetensutnyttjande ges även ett ökat kundfokus. Det förändrade arbetssättet ställer även krav på aktiv omvärldsbevakning och att ta erfarenhet av goda exempel, samt ökad samverkan såväl internt som externt.

Heltid som norm

Utifrån ett samarbete mellan SKL och fackförbundet Kommunal som kallas Heltidsresan har Flens kommun påbörjat projektet “Heltid som norm”. Socialförvaltningen har varit kommunens piloter och projektet ska införas i linjen och innefatta hela Flens kommuns verksamheter. Heltid är en viktig fråga för välfärdens arbetsgivare och allt fler medarbetare i offentligt verksamhet jobbar heltid. För att klara välfärdens rekryteringsutmaningar är det avgörande att fler medarbetare arbetar heltid.

Att heltidsarbete blir normen i välfärden är en nödvändighet. Skolan, vården och omsorgen behöver rekrytera hundratusentals nya medarbetare de närmaste åren. Dels för att ersätta dagens medarbetare när de går i pension, dels för att behovet av vård, skola och omsorg ökar. När fler medarbetare i välfärden arbetar heltid, minskar rekryteringsbehoven samtidigt som jobben blir mer attraktiva och jämställdheten ökar.

Framgångsfaktorer i heltidsfrågan

SKL har – delvis tillsammans med Kommunal – följt ett antal kommuner som arbetat med heltidsfrågan. Det har konstaterats att det inte finns någon universallösning. Det finns dock flera framgångsfaktorer.

  • Utgå från lokala förutsättningar. Lösningarna kan skilja sig mellan stora och små arbetsgivare, mellan glesbygdskommuner med långa avstånd mellan brukare och arbetsgivare i tättbebyggda områden.
  • Det behövs ett tydlig politiskt beslut. Vad ska uppnås och när? För att lyckas krävs att heltidsfrågan prioriteras högre än andra frågor som också är angelägna.
  • Det ska finnas en realistisk tidplan. Att fler medarbetare ska börja jobba heltid är ett stort förändringsarbete som påverkar många människor. Det arbetet tar tid.
  • Heltidsfrågan påverkar alla anställda, även de som redan har en heltidstjänst. Det kan betyda nya arbetstider för många medarbetare, med till exempel fler arbetspass på kvällar och helger och att man kanske måste dela sin arbetstid mellan flera arbetsplatser.
  • Socialförvaltningen ska uppmuntra fler att jobba mer. I kommunerna uppger tre av fyra som jobbar deltid att de inte vill eller kan arbeta mer. Det är viktigt att föra en dialog om orsakerna till att en medarbetare väljer deltid. Är det arbetsrelaterat? Vad kan Flens kommun i så fall göra för att underlätta för medarbetare att gå upp i tid?

Att gå från deltid till heltid kan innebära att det under vissa tider finns mer personal än det finns arbetsuppgifter, och tvärtom. Flens kommun behöver arbeta med att organisera och bemanna för att få en överblick över den dagliga verksamheten och undersöka som kan förändras för att få en bra balans mellan arbetsuppgifter och bemanning.

– Heltid som norm ska leda till att exempelvis hemtjänsten får en jämnare arbetsfördelning över dygnet, att medarbetare får bättre scheman som bidrar till en minskad stress som i sin tur leder till färre sjukskrivningar och en minskad sjukfrånvaro. Det ska ge en mer stabil bemanning, en bättre kontinuitet, trygga anställningar och en ekonomi i balans. Vi vet att vi inte är där än men det är vår absoluta ambition att alla medarbetare ska känna av effekterna inom en snar framtid, säger Daniel Ljungkvist, (S) socialnämndens ordförande.

17 april 2019 – Socialnämndens sammanträde

Efter två månader av målmedvetet och gediget arbete syns redan nu att den negativa ekonomiska utvecklingen har stannat av. Ett område som speciellt uppvisar positiva och stora förändringar är antalet konsulter i verksamheterna som har kostat.

Utifrån känt läge i februari månad är antagandet att förvaltningens totala konsultbehov ligger på 1,25 årsarbetare från april månad. Prognosen för 2019 hamnar då på en kostnad om 3 miljoner kronor. Det att jämföras med 2018 då förvaltningens kostnad för konsulter var 20 miljoner kronor. Områden som fortfarande uppvisar negativa utfall är framförallt hemtjänst och försörjningsstöd.

Dessa områden kommer vi att följa i den fortsatta utvecklingen, säger Daniel Ljungkvist, (S) socialnämndens ordförande. Vi vet att hemtjänsten kommer att ta hjälp från andra kommuner med erfarenhet av liknande förändringsarbete och att området försörjningsstöd behöver genomlysas för att en relevant handlingsplan ska kunna tas fram och presenteras.

Målsättningen är att den genomlysningen ska vara klar innan sommaren. Förändringsarbetet fortsätter och under februari månad har ett förslag på en ny övergripande organisationsanpassning samverkats och beslutats. Den nya organisationen trädde planenligt i kraft 1 mars. Förändringen innebar att förvaltningens organisationen numer består av tre avdelningar istället föra de tidigare fyra. Utöver det har myndighetens roll tydliggjorts i förhållande till rollen som utförare. Under mars månad har man fortsatt det organisatoriska arbetet inom avdelningarna.  Analysen avseende befarad övertalighet och konsekvensbeskrivningar har arbetats fram. Arbetet beräknas i stora delar vara klart under april månad.

Det är nämndens stora ambition att under 2019 med hjälp av förbättrad styrning och ledning jobba mot en budget i balans. Arbetet kommer att fortgå även 2020, säger Daniel Ljungkvist.

Från och med 1 januari 2019 arbetar förvaltningen med en ny form av ekonomistyrning på områdena SÄBO, korttidsboende, hemtjänst, trygg hemgång, gruppboende LSS, servicebostad LSS och boendestöd. Den nya formen innebär en att en prestationsbaserad ersättning tilldelas utförande verksamhet istället för tidigare anslagsfinansierad ersättningsmodell. Vid fastställande av ersättningsnivåerna för den prestationsbaserade ersättningen har en omvärldsanalys gjorts. I ett skede där nämnden har nått en budget i balans ska dessa ersättningsnivåer användas som ett verktyg för att uppnå framtida effektiviseringskrav.

Det förändrade arbetssättet ställer krav på en dynamisk organisation, med tydliga roller och en tydlig rollfördelning mellan myndigheten och de utförare verksamheterna. Det ställer även krav på flexibilitet och anpassning i de utförande verksamheterna, exempelvis genom arbetet med “Heltid som norm”. Genom ett mer effektivt resurs- och kompetensutnyttjande ges även ett ökat kundfokus. Det förändrade arbetssättet ställer även krav på aktiv omvärldsbevakning och att ta erfarenhet av goda exempel, samt ökad samverkan såväl internt som externt.

Socialnämndens plan för internkontroll 2019 innehåller ett kontrollmoment som ska tydliggöra rollfördelning mellan nämnd och förvaltning.

Tillsammans med tillförordnad förvaltningschef har jag i min roll som nämndens ordförande arbetat med att ta fram en sån rollfördelning. Tydliga roller är viktigt och grunden för att ett samarbete mot gemensamma mål ska fungera optimalt och att skapa en dialog som bygger på tillit, säger Daniel Ljungkvist.

Nämndens förtroendevalda ska:

  • Formulera vision, mål och inriktning
  • Fatta beslut om de årliga prioriteringarna i nämndplan utifrån ramar och uppdrag i strategisk plan.
  • Fatta beslut i övriga frågor som innebär ekonomiska åtaganden som sträcker sig över tid såsom start av nya verksamheter (i enlighet med fastställd delegationsordning).  Om möjligt fastställa tidpunkt då nämndens beslut skall vara verkställt, samt att vid denna tidpunkt få information om – och ta ställning till- uppnått resultat.
  • Granska och ge återkoppling på förvaltningschefens månatliga resultatrapportering genom beslut att godkänna eller beslut om åtgärd.
  • Svara upp emot förvaltningschefens behov av politisk vägledning, genom dialog kring mål och vägval samt erforderliga beslut.
  • Hålla sig informerade om verksamheterna och dess utveckling.  Omvärldsbevakning ur ett politiskt perspektiv.

Förvaltningschefen ska:

  • Styra och leda förvaltningen så att målen nås och budgetramen hålls.
  • Omsätta de politiska målen i resultatkrav på chefer och andra medarbetare i förvaltningen.
  • Säkerställa att verksamheten organiseras på effektivaste sätt och att alla möjligheter till utveckling tas tillvara (ständiga förbättringar).
  • Ge nämnden beslutsunderlag som är korrekta och som innehåller nödvändig information och analys av relevanta handlingsalternativ samt tydliga förslag till beslut (gäller både till SN och SU).  I ärenden där nämnden kommer att fatta det slutliga beslutet bör nämnden involveras så tidigt som möjligt i processen.
  • Ge nämnden kontinuerliga (månatliga) skriftliga uppföljningsrapporter angående verksamhetens utveckling avseende omfattning (volymer), kvalitet och ekonomiskt utfall.
  • Implementera och genomföra politiskt fattade beslut samt ge information om uppnått resultat.
  • Återrapportera genomförandet av projekt vid fastställda tidpunkter.
  • Uppmärksamma nämnden på händelser av principiell karaktär eller sådana där nämnden kan komma att kontaktas av media eller allmänhet.
  • Omvärldsbevaka ur ett verksamhetsperspektiv.

Det är ett gemensamt ansvar för nämndens ledamöter och förvaltningens samtliga chefer att:

  • Respektera varandras roller och värna om det ömsesidiga förtroendet.
  • Ge varandra fullständig och korrekt information när sådan efterfrågas.

4 april 2019, förtydling om fritidsaktiviteter inom ramen för LSS

15 februari skickade Flens kommun ut ett brev om fritidsaktiviteter som orsakade mycket oro och funderingar. Flens kommun vill nu förtydliga informationen.

Socialnämnden redovisar ett stort underskott i årsbokslutet för 2018. Ett omfattande arbete med att komma tillrätta med underskottet inom socialförvaltningen har påbörjats och där kommer vissa verksamheter att förändras. Alla verksamheter inom förvaltningen behöver bli bättre på att hjälpas åt och stötta varandra, men gällande fritidsverksamheten och personalen på Resurscentrum är det så att de framöver kommer att arbeta dagtid främst med de brukare som har daglig verksamhet eller sysselsättning.

– Den information vi gick ut med 15 februari tidigare i år förklarade endast att Resurscentrum inte kommer att ansvara för fritidsverksamheten framöver. Vi ber om ursäkt för att informationen tidigare var otydlig, och vi hoppas de som blev oroliga hunnit lugna sig.  Självklart är det så att du som har rätt till stöd och hjälp för att kunna delta i fritidsverksamhet och kulturella aktiviteter även i fortsättningen kommer få hjälp med det, säger Maria Rosenqvist, avdelningschef för funktionsnedsättning i Flens kommun.

Ansvaret för att hjälpa brukare med dessa aktiviteter har dock den grupp- eller servicebostad där du bor, och det är viktigt att du tillsammans med personalen där du bor planerar även din fritid i din genomförandeplan. Det innebär att man tillsammans med personalen på sitt boende planerar de aktiviteter som intresserar och passar individen.

– Aktiviteter kan ske på dagtid, kvällstid och helger. Brukare kan genomföra aktiviteter själv eller tillsammans med andra, säger Maria Rosenqvist.

Resurscentrum kommer fortsätta ansvara för den öppna verksamheten under dagtid, så att brukare som inte deltar i daglig verksamhet eller sysselsättning kan komma dit och fika, läsa en tidning, spela spel och umgås.

Som tidigare kan brukare fortsätta att delta i aktiviteter i andra kommuner som man bjudits in till. Personalen på bostäderna hjälper till att planera de aktiviteterna också. Om man har frågor eller funderingar kan man kontakta Resurscentrum eller kontaktpersonal på Flens kommuns boenden.

– Om man undrar vilka rättigheter man har till olika insatser från kommunen, kan man kontakta en biståndshandläggare för LSS/socialpsykiatri som kan förklara. Handläggaren kan också hjälpa till om man vill ansöka om nya insatser, eller följa upp att insatser man redan ha. Man når biståndshandläggarna genom att ringa kommunens växel, avslutar Maria Rosenqvist.

18 mars 2019, facklig förhandling

Måndag 18 mars genomfördes en facklig förhandling mellan Flens kommun som arbetsgivare och fackliga organisationer som är berörda med anledning av socialförvaltningens underskott.

1 mars ändrade socialförvaltningen sin organisation från fyra avdelningar till tre. Internt har cheferna i avdelningarna på uppdrag av Flens kommun arbetat med att se över organisationen. Syftet har varit att få en effektiv och ändamålsenlig organisation inte minst för att Flens kommuns medarbetare ska kunna erbjudas tjänster på heltid utifrån projektet “Heltid som norm”. Heltid som norm kommer att införas i hela äldreomsorgen och området för funktionsnedsättning med start efter den 1 april och utbildnings- och utvecklingsinsatser påbörjas vecka 14.

Den största förändringen blir inom äldreomsorgen. Avdelningen kommer, från och med 1 april, att bestå av fyra enheter jämfört med dagens elva områden.

Ändringen på äldreomsorgen innebär större enheter och i samband med förändringen kommer en arbetsmiljökartläggning att genomföras med stöd av kommunens företagshälsovård, Feelgood.

– Vi har genomfört risk- och konsekvensanalyser för att belysa och förebygga risker i det här arbetet för att säkerställa att åtgärderna vi nu genomför får önskade effekter, säger Annika Larsson Maspers, tf socialchef i Flens kommun.

Flens kommun har konstaterat att det är en arbetsbrist i socialförvaltningen vilket omfattar 29,76 årsarbetare i äldreomsorgen, 5,25 årsarbetare på avdelningen myndighet och uppdrag/funktionsnedsättning och 4 årsarbetare på avdelningen individ- och familj/egen försörjning. Arbetsförmedlingen informerades om arbetsbristen den 18 mars och kommunen kommer även att underrätta Omställningsfonden.

– Förhandlingen som avser vilka medarbetare som berörs av arbetsbristen och hur turordningslistorna ser ut kommer att hållas 11 april. Givetvis kommer utredningar för omplaceringar att genomföras för alla som är berörda innan eventuell uppsägning kommer att ske, säger Annika Larsson Maspers.

Bakgrund: Viktiga händelser i verksamheten

Under året har det varit ett högt tryck på särskilda boendeplatser med en kö på ca 20 brukare som väntat på verkställighet. Det har genererat en belastning på korttidsplatser då en stor del väntat på en plats till SÄBO, som i sin tur resulterat i att förvaltningen köpt externa platser. Dessa platser har köpts från Strängnäs kommun och av vårdföretaget Vikingen.

Verksamhetsområdet särskilt boende uppvisar en negativ budgetavvikelse. En del kan förklaras av en högre vårdtyngd som krävt en högre bemanning, samt införande av heltid som norm, vilket är ett projekt som på sikt kan komma att påverka förvaltningens personalkostnader positivt.

Äldreomsorgens största underskott beror främst på höga kostnader inom hemtjänsten.  Kringtider i hemtjänsten är fortsatt för höga och kostnaden för korttidsfrånvaro är hög inom hela äldreomsorgen. Kringtid är den tid som medarbetaren inte är hos brukaren.

Det var fortsatt svårt att rekrytera erfaren personal för myndighetsutövning. Periodvis anlitades personal från bemanningsföretag för att klara arbetssituationen. Inom den myndighetsutövande verksamheten finns ett krav på socionomutbildning, vilket är en svårrekryterad yrkesgrupp. Omplaceringar har därför inte varit möjliga. Införandet av verksamhetssystemet Combine har även krävt att verksamheten har stärkts upp med konsulter då arbetsbelastningen blev avsevärt högre än förväntat.

Gruppboendet Nybble öppnades mycket senare än beräknat. Det har lett till att Flens kommun inte har kunnat ta hem placeringar i önskvärd utsträckning. Därav det höga underskottet på utredningsenheten för äldre och personer med funktionsnedsättning.

I Flens kommun finns fortfarande en stor grupp som behöver hjälp med ekonomiskt bistånd som inte är i egen försörjning. Under hösten 2015 tog kommunen emot en stor del nyanlända. Detta tillsammans med den låga utbildningsnivån och den arbetslöshet som finns i Flens kommun utgör en större del av underskottet. Att få fler personer till egen försörjning är ett prioriterat mål för nämnden och för hela kommunen.

Socialnämndens största utmaning och arbete under kommande år, 2019, är att gå från anslags-/behovsstyrd budget till ekonomistyrning med resursstyrd budget. Förvaltningen har, utifrån analys påbörjad under senhösten 2018, förordat en organisationsanpassning för att effektivisera verksamheten och nå en budget i balans.

Sidansvarig: Annika Larsson Maspers
Senast uppdaterad: 2019-06-19 16:00:12

Vi hjälper dig

Saknar du information?
Kontakta någon av oss.

Annika Larsson Maspers

TF Socialförvaltningschef

0157-43 03 30