Personuppgifter

Så behandlar vi dina personuppgifter

Vid kontakt med kommunen kan vi behöva spara och behandla vissa personuppgifter om dig, till exempel namn, personnummer och telefonnummer. Syftet med behandlingen är att kunna identifiera dig, kontakta dig och handlägga ditt ärende. All behandling av personuppgifter sker i enlighet med gällande integritetslagstiftning.

Den rättsliga grunden för behandlingen är att vi har en rättslig förpliktelse. Personuppgiftsansvarig är kommunstyrelsen eller den nämnd som du begärt registerutdrag från.

Du har rätt att kontakta oss om du vill ta del av de uppgifter vi har om dig, begära rättelse, begränsning av behandlingen, invända mot behandlingen eller begära att uppgifterna raderas. Du kan också kontakta vårt dataskyddsombud.

När registreras dina personuppgifter?

Vi registrerar personuppgifter om dig när du till exempel:

• ansöker om förskoleplats, ekonomiskt bistånd eller bygglov
  
  
• skickar e-post till oss
  
  
• lämnar ett medborgarförslag eller en synpunkt
  
  
• gör en felanmälan eller ställer en fråga
  
  
• kontaktar oss via sociala medier som Instagram eller Facebook.
  
  

När du gör detta ger du oss samtycke att behandla dina personuppgifter.

Tänk på det här

Skicka inte känsliga uppgifter via e-post eller sociala medier, eftersom det inte är ett säkert sätt att överföra information.

Känsliga personuppgifter kan vara:

• uppgifter om hälsa
  
  
• religiösa eller politiska åsikter
  
  
• etniskt ursprung
  
  
• medlemskap i fackförening
  
  

Undvik också att skicka personnummer och uppgifter om privata förhållanden i osäkra kanaler, exempelvis via e-post.

Hämtning av uppgifter från andra

I vissa ärenden kan vi behöva hämta kompletterande information, till exempel från nationella register eller andra myndigheter du har kontakt med.

Det måste finnas en laglig grund för att vi ska kunna behandla dina personuppgifter

För att vi ska få behandla personuppgifter måste det finnas en laglig grund. Annars är behandlingen inte tillåten.

När kommunens verksamheter samlar in uppgifter behövs oftast inte ditt samtycke. Det beror på att uppgifterna används för att kommunen ska kunna utföra sina uppgifter, till exempel vid myndighetsutövning, för att uppfylla lagkrav eller när det finns ett avtal.

Vem ansvarar för att personuppgifterna hanteras korrekt? Länk till annan webbplats.

Varje nämnd och kommunalt bolag i Flens kommun ansvarar för personuppgifter inom sin verksamhet.

Det betyder att varje nämnd och bolag bestämmer hur personuppgifter inom sin verksamhet hanteras, medan kommunstyrelsen ansvarar för gemensamma system och uppgifter. Kommunstyrelsen ansvarar även för uppgifter som gäller för flera nämnder, till exempel e-postsystemet.

Personuppgiftsansvariga i Flens kommun

Nämnder:

• Kommunstyrelsen
  
  
• Barn-, utbildnings- och kulturnämnden
  
  
• Samhällsbyggnadsnämnden
  
  
• Vård- och omsorgsnämnden
  
  
• Social- och arbetsmarknadsnämnden
  
  
• Val- och jävsnämnden
  
  
• Överförmyndarnämnden
  
  

Kommunala bolag:

• Flens kommunfastigheter AB
  
  
• Flens Bostad AB

Vem får tillgång till mina personuppgifter?

Dina personuppgifter får bara användas av personer som behöver dem för sitt arbete.

Enligt offentlighetsprincipen kan allmänheten ta del av handlingar som inte är sekretessbelagda. Eftersom dina personuppgifter ibland kan ingå i sådana handlingar kan till exempel andra personer, medier eller företag få se dem. Innan vi lämnar ut informationen gör vi alltid en sekretessprövning.

Vi kan också behöva lämna ut uppgifter till andra myndigheter, till exempel polisen, Skatteverket, vid överklaganden, forskning eller när lagen kräver det.

Hur länge sparas mina personuppgifter?

Vi sparar endast personuppgifter så länge det behövs. När syftet med behandlingen är uppfyllt tas uppgifterna bort eller görs om så att de inte längre kan kopplas till en person. Om lagen kräver att uppgifterna bevaras, till exempel enligt arkivlagen, socialtjänstlagen, patientdatalagen eller bokföringslagen, sparas de under den tid lagen anger.

Om du har skyddad identitet eller vill vara anonym i kontakten med oss

Kommunen frågar aldrig efter känsliga uppgifter, som kreditkortsnummer eller lösenord via telefon eller e-post.

Om en tjänst på webbplatsen kräver att vi kan säkerställa att det verkligen är du som använder tjänsten, behöver du identifiera dig med e-legitimation. I sådana fall går det inte att vara anonym. Har du skyddad identitet bör du istället kontakta den ansvariga personen direkt och inte använda e-tjänsten.

Vill du lämna synpunkter eller kontakta oss anonymt, ska du inte lämna några personliga uppgifter. Observera att personuppgifter som lämnas registreras och blir en allmän handling.

Begär ut vilka uppgifter vi har om dig: begäran om registerutdrag

Du har rätt att veta vilka personuppgifter som Flens kommun behandlar gällande dig. Detta kallas ett registerutdrag. Registerutdraget visar vilka uppgifter som finns och varför de används.

• Du kan bara begära registerutdrag om dig själv.
  
  
• Det kostar ingenting att begära utdrag.
  
  
• Eftersom kommunen saknar ett gemensamt register kan flera personer behöva kontrollera dina uppgifter i olika system.

För dig som är medarbetare i Flens kommun

När du är anställd eller uppdragstagare i Flens kommun behandlar vi de personuppgifter som behövs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter som arbetsgivare och för att du ska kunna utföra ditt uppdrag.

Vad menas med personuppgifter och personuppgiftsbehandlingar?

Personuppgifter är all slags information som kan kopplas till en levande person, till exempel namn, adress, personnummer eller bilder som visar vem du är. Med behandling menas allt vi gör med uppgifterna, både digitalt och på papper, till exempel för att du ska kunna få lön, delta i utbildningar eller få tillgång till arbetsverktyg.

När är behandling av personuppgifter laglig?

Vi får bara hantera personuppgifter om det finns en laglig grund. De rättsliga grunderna kan vara avtal, rättslig förpliktelse, myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse, berättigat intresse, grundläggande intresse eller samtycke.

Vilka uppgifter samlar vi in och varför?

Vi samlar in uppgifter för olika ändamål kopplade till din anställning eller uppdrag:

• Rekrytering: Namn, personnummer, kontaktuppgifter och bild kan användas för att kunna hantera annonser, ansökningar och urvalstester. Laglig grund: Allmänt intresse.
  
  
• Personaladministration: Namn, personnummer, kontaktuppgifter, facklig tillhörighet och kollektivavtalstillhörighet används för lön, frånvaro, förmåner och bruttolöneavdrag. Laglig grund: avtal och rättslig förpliktelse.
  
  
• Akut kontakt med anhörig: Namn och kontaktuppgifter används för att kontakta anhörig vid akut händelse.
  Laglig grund: allmänt intresse.
  
  
• Personalsocial verksamhet: Namn och kontaktuppgifter används för aktiviteter som främjar anställdas välbefinnande. Laglig grund: intresseavvägning.
  
  
• Arbetsmiljö och rehabilitering: Namn, personnummer, kontaktuppgifter, hälsotillstånd och facklig tillhörighet används för återgång i arbete, arbetsskadeanmälningar och arbetsmiljöutredningar. Laglig grund: rättslig förpliktelse.
  
  
• Arbetsrättsliga ärenden och facklig samverkan: Namn, personnummer, kontaktuppgifter och facklig tillhörighet används vid förhandlingar, tvister, uppsägningar, disciplinärenden och löneöversyn.
  Laglig grund: rättslig förpliktelse.
  
  
• Pension och förmåner: Namn, personnummer, kontaktuppgifter, kollektivavtalstillhörighet och anställningshistorik används för pension och relaterade avtal. Laglig grund: avtal och rättslig förpliktelse.
  
  
• Kurser och konferenser: Namn, kontaktuppgifter och eventuella kostpreferenser kan användas för deltagande och planering. Laglig grund: intresseavvägning.
  
  
• Verksamhetsinformation: Namn, kontaktuppgifter, bilder och titel används för att informera om kommunens verksamheter. Laglig grund: allmänt intresse eller samtycke.
  
  
• IT och system: Namn, användar-id och kontaktuppgifter används för behörighet, support, arbetsverktyg och hantering av incidenter. Laglig grund: avtal och rättslig förpliktelse.
  
  

Hur länge sparas mina uppgifter?

Vi hanterar uppgifter enligt offentlighetsprincipen och svenska lagar om allmänna handlingar. Personuppgifter sparas så länge det behövs för ärendet eller enligt lag, till exempel tryckfrihetsförordningen, arkivlagen, socialtjänstlagen, patientdatalagen eller bokföringslagen.

Samtycke

Om du har samtyckt till att vi behandlar uppgifter kan du när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta den verksamhet där du lämnat det. Detta påverkar inte tidigare behandling som gjorts innan samtycket återkallades.

Så samlar vi in personuppgifter

Förutom uppgifter du själv lämnar kan vi samla in information från offentliga register eller andra myndigheter för att säkerställa att uppgifterna är korrekta.

Vem har tillgång till mina uppgifter?

Personuppgifter kan lämnas till andra myndigheter, företag eller enskilda när lagen kräver det, samt till de personer inom kommunen som behöver uppgifterna för att handlägga ditt ärende eller ge dig service.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

• Begära ett registerutdrag över dina uppgifter
  
  
• Få felaktiga uppgifter rättade
  
  
• Begränsa hur uppgifter används. Observera att kommunen inte kan radera uppgifter som är allmänna handlingar eller handlingar som måste sparas enligt lag.
  
  

Den nämnd eller bolag där du är anställd är ansvarig för de uppgifter de har om dig. För att begära ut registerutdrag: se rubriken Begär ut vilka uppgifter vi har om dig: begäran om registerutdrag.

Att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten

Om du vill lämna klagomål om vår hantering av personuppgifter kan du även vända dig till IMY (Integritetsskyddsmyndigheten).