Dokumentation

Arbetet med projektmodellen, det vill säga framtagandet av projekteringunderlaget, är arbetsmaterial. När en konsult har handlats upp, antingen för förprojektering eller projektering, ska följande registreras i det system som används av kommunen.

Uppdragsbeskrivning inkl bilagor
Det vinnande anbudet
Påskrivet avtal. Om mallar från ramavtalet används skrivs det vinnande anbudet på direkt

Registreringen ovan är för vår egen skull. Det är smidigt att ha aktuella dokument i ärendet. Handlingarna ska namnsättas enligt tabellen nedan.

Alla handlingar i den förnyade konkurrensutsättningen inkl alla anbud lämnas till kommunens upphandlingscontroller tillsammans med eventuella frågor i samband med konkurrensutsättningen. Dessa registreras i upphandlingsdiariet.

Enhetlig rubriksättning för projekt

De flesta handlingar behöver märkas med ett prefix för att lätt kunna hittas. Namnet handlingen registreras med ska vara prefix+fullständigt handlingsnamn.

Tabell över rubriksättning för projekt
Typ av handling	Prefix	Fullständigt handlingsnamn
Projekteringsmöte	PM	Datum och nr på mötet
Förfrågningsunderlag	FFU	Fullständigt namn på handlingen, ritningar inkl. ritningsnummer
Anbudshandling	Anbud	Fullständigt namn på handlingen
Byggmöte	BM	Datum och nr på mötet
Samordningsmöte eller dylikt möte	SM	Datum och nr på mötet
Besiktning	BES	Typ av besiktning, datum för besiktningen samt ev. nummer
Relationshandling	RH	Fullständigt namn på handlingen, ritningar inkl ritningsnummer
Annan handling	----	Fullständigt namn på handlingen
Annat möte	----	Mötets namn samt datum
Kontrakt	----	Namn samt datum